Was Sie über die Einführung der E-Rechnung ab 1.1.2025 wissen müssen

Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wurde auch die Einführung der sogenannten „elektronischen Rechnung“ (E-Rechnung) ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. Was dahinter steckt, ob Sie betroffen sind, wie Sie sich darauf vorbereiten und wie wir Sie unterstützen können, erläutern wir in nachfolgendem Artikel.

Was ist eine E-Rechnung?

Ein wesentlicher Teil des Gesetzes ist die klare Begriffsdefinition. Wurde in der Vergangenheit eine Rechnung per E-Mail oder ein „einfaches“ PDF bereits als „elektronische Rechnung“ bezeichnet, gilt dies in Zukunft nicht mehr. Essenziell für eine „E-Rechnung“ gemäß Neuregelung ist das so genannte „strukturierte, maschinenlesbare Format“ die eine Rechnung zur „E-Rechnung“ macht. Nur dann können nämlich die Ziele des Gesetzes auch erreicht werden.

Das Format wird über einen Verweis zu einer Norm definiert (EN16931) und ist beispielsweise über bereits länger verfügbare Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung abgedeckt. Die oben genannten einfachen PDF-Formate oder Rechnungen in E-Mail-Form gelten künftig gemeinsam mit Papierrechnungen als „sonstige Rechnungen“ und sind nicht mehr oder nur noch in einer Übergangszeit zulässig.

Wer ist betroffen beim Wechsel zur E-Rechnung?

Grundsätzlich richtet sich die künftige Pflicht zur E-Rechnung an Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen („B2B“) und zur Rechnungserstellung verpflichtet sind. Dabei müssen die leistenden Unternehmen im Inland (bzw. Gebiet nach § 1 Abs. 3 UstG) ansässig sind.

Welche Ausnahmen und Übergangsregeln gibt es?

Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind lediglich Kleinbetragsrechnungen mit einem Bruttobetrag von weniger als 250 Euro sowie Fahrausweise. Diese können demnach weiterhin als sonstige Rechnung erstellt werden, also beispielsweise in Papier.

Zudem existieren Übergangsregeln. Aber: diese betreffen Sie ausschließlich als Rechnungsersteller, nicht als Rechnungsempfänger. Ein Überblick:

• Grundlegend: Pflicht zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025
• 2025 und 2026 sind Papierrechnungen noch erlaubt. Das gilt ebenso für sonstige Rechnungen auf elektronischem Wege, jedoch nur, wenn der Empfänger dem zuvor zugestimmt hat!
• 2027 gelten die Regeln aus 2025 und 2026 weiter, jedoch nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 €.

Ab 2028 sind keine Übergangsreglungen mehr vorgesehen.

Was muss ich als betroffenes Unternehmen nun tun?

Zunächst einmal Ruhe bewahren.

Bezüglich Ausgangsrechnungen gibt es wie erwähnt Übergangsregelungen. Erstellen Sie heute Papierrechnungen, können Sie dies auch erst einmal weiter so machen. Erzeugen Sie Ihre Rechnungen bereits heute mit Software, sprechen Sie Ihren Softwarelieferanten bezüglich Unterstützung von E-Rechnungen an. Verfügen Sie noch nicht über geeignete Tools, unterstützen wir Sie gern. Ab 2025 werden wir über die Mandanten-Cloud-Plattform Addison One Click eine passende Lösung zur Erstellung und Versendung von E-Rechnungen anbieten.

Unmittelbar wichtig zum 1.1.2025 ist die Empfangsbereitschaft von E-Rechnungen (und deren anschließende Bearbeitung sowie Archivierung), da Ihre Lieferanten nicht mehr verpflichtet sind, Ihnen Rechnung anderweitig zukommen zu lassen. Im einfachsten Fall heißt das für Sie, ein E-Mail-Postfach einzurichten, welches Sie Ihren Lieferanten als Adresse für E-Rechnungen nennen können. Im Anschluss müssen Sie sicherstellen, dass dieses Postfach regelmäßig überprüft und eingehende Rechnungen bearbeitet sowie abschließend archiviert werden. Einfacher geht das mit Softwarelösungen, wie zum Beispiel mit Addison Smart Connect, welches wir Ihnen zur Verfügung stellen können.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die Umstellung auf E-Rechnung unterstützt durch Standardisierung sinnvoll die Digitalisierung von Unternehmen und kann nach der Einführung eine Reihe von Vorteilen bieten. Dies ergeben sich dann für folgende Bereiche:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Aufwand in der Rechnungsbearbeitung erheblich.
• Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier und Porto sowie die schnellere Bearbeitung lassen sich Kosten reduzieren.
• Fehlerminimierung: Die elektronische Übertragung und Verarbeitung minimiert manuelle Eingabefehler.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse können Zahlungen schneller abgewickelt werden.
• Umweltschutz: Die Digitalisierung reduziert den Papierverbrauch und unterstützt nachhaltige Unternehmensabläufe.

Wir unterstützen Sie!

Die Einführung der E-Rechnung unterstützt bei einer effizienteren und moderneren Buchhaltung und soll Unternehmen helfen Prozesse zu optimieren und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Dazu sollten jedoch die Prozesse gut überlegt und die richtigen Anwendungen dafür genutzt werden.

Konzentrieren Sollten Sie sich zuerst auf die Herstellung der erwähnten Empfangsbereitschaft. Für Ihre eigenen Rechnungen können Sie häufig Übergangsregeln in Anspruch nehmen.

Allerdings: die Vorteile der E-Rechnung werden Ihre Kunden (und letztendlich Sie selbst) nur für sich nutzen können, wenn Sie auch möglichst umfangreich Rechnungen in der neuen Form erhalten. Sicherlich werden Sie also zügig mit entsprechenden Wünschen konfrontiert, sodass es sinnvoll ist, sich auch auf der Ausgangsrechnungsseite mit der Erstellung von E-Rechnungen zu beschäftigen.

Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie mit entsprechender Beratung sowie der Bereitstellung von Anwendungen. Sowohl zur durchgängigen Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen als auch zur Erstellung Ihrer Ausgangsrechnungen im korrekten E-Rechnungs-Format.

Bei weiteren Fragen zur Umstellung auf die E-Rechnung stehen wir Ihnen bei der Connex Steuer- und Wirtschaftsberatung gerne zur Verfügung.

 

Lesen Sie unser Sonderrundschreiben zum Thema hier >>>
PDF „Sonderrundschreiben E-Rechnung“